Cómo priorizar tareas: 5 Consejos que debes tener presentes

El uso eficiente del tiempo es una de las principales preocupaciones de quienes aspiran a mejorar sus niveles de productividad. La clave está en aprender a priorizar tareas y dar un orden lógico a tu jornada laboral. El problema surge cuando te dejas llevar por la maraña de actividades que surgen en tu día a día y no logras determinar cuáles deben ir en primer lugar, en segundo, en tercero, etc.

Sin duda, el camino a seguir es la organización. Pero antes debes deshacerte de los “ladrones de tiempo”, es decir, actividades que ocupan gran cantidad de tu jornada y no te aportan nada. Entre ellos, destacan las llamadas telefónicas imprevistas, responder correos que no son prioritarios, navegar por Internet “hipnotizado” por contenidos que solo te distraen… Elimina todo eso de tu agenda y, si aparecen de forma espontánea, despáchalos “de un plumazo”.

Cómo evaluar la importancia de cada tarea

Lo primero que debes hacer es tomarte unos minutos para analizar cada una de las tareas que tienes pendientes. Estos son cinco criterios que debes tener en cuenta para jerarquizarlas por su importancia y por el impacto que van a tener en tu actividad:

1. Si te aporta algún beneficio

La ventaja que puedes obtener de una tarea es el principal criterio para determinar si debes empezar tu jornada trabajando en ella. Las actividades que te aporten retornos más valiosos o inmediatos son las que deben ocupar los primeros puestos de tu lista. Eso sí, no debes olvidar las que te generen beneficios a largo plazo, porque también requieren de tu atención (aunque posiblemente no de forma urgente).

2. Si pagarás las consecuencias

¿Qué pasará si no haces esa tarea en cuestión? Si no pasa nada, descártala rápidamente. Si pone en riesgo grave la continuidad de tu actividad, colócala en un lugar destacado. Y no olvides delegar las que no requieran de tu participación directa.

3. Si puede esperar o es urgente

Empieza por las tareas que tengan que realizarse de forma inmediata, ya sea porque se cumple un plazo de entrega o porque es necesaria su ejecución en el momento para la puesta en marcha de otros procesos. Si tienes que realizar un listado, deja en los últimos lugares las que tengan un plazo de ejecución más amplio.

4. Si te desagrada demasiado

No hay nada más desmotivante que tener la obligación de hacer algo que odias. Aquí el criterio es “coger el toro por los cuernos” y empezar por las tareas que menos te guste realizar. Piénsalo: después te sentirás “libre” y verás con buenos ojos lo que queda de jornada.

5. Si persigue un objetivo clave

Solo lo importante tiene un objetivo relevante para tu negocio o actividad profesional. La meta que persigue cada actividad te iluminará para determinar si debes empezar por ella o puedes dejarla para más tarde.

Con estos criterios lograrás poner orden en tu agenda e identificar lo que requiere de una atención inmediata por tu parte. Solo organizando bien tu día lograrás una gestión eficiente de tu tiempo de trabajo.

A.Casales